Apostoli ha già digitalizzato produzione e assistenza. Ora serve collegare vendite, persone e magazzino senza buttare niente di ciò che funziona
Abbiamo riascoltato la call dell'11 settembre e guardato apostoli.it. Qui trovate cosa abbiamo capito, quattro sistemi autonomi che si attaccano ai vostri e cosa ci serve sapere da voi per decidere
Un'azienda che costruisce i propri strumenti: si lavora sopra, non al posto
Luca ci ha raccontato in pochi minuti più digitalizzazione di quanta ne vediamo in aziende molto più grandi. Partiamo da lì, poi guardiamo dove il flusso si interrompe
I sistemi devono seguire questo modo di vendere
Cosa funziona già
- Un gestionale sviluppato in casa, che segue preventivazione, commesse, produzione e ciclo passivo (per concetto vicino a SAP Business One)
- Fatturazione su Passpartout, già collegata al gestionale
- Dal 1° ottobre la carta è abbandonata: interventi, report e controllo dei materiali sono digitali
- Un'app per gli interventi di manutenzione, per le 30 persone del service
- Un CRM in sviluppo, pronto a gennaio
- Certificazioni ISO 9001, ISO 14001 e ISO 14064-1
Il nodo centrale
- Il commerciale va dal cliente, fa il rilievo e rientra: i dati li inserisce lui o il back office, e solo dopo parte l'offerta
- State portando il gestionale su web app per fare l'offerta già dal cliente
- Vendite, marketing, persone e magazzino sono sistemi separati o ancora da costruire
Dove si interrompe oggi il percorso di un'offerta
Rilievo dal cliente, rientro in sede, inserimento dei dati: la terza tappa è lavoro ripetuto che non produce valore. Con la web app in sviluppo sparisce, e il nostro compito è far sì che i dati inseriti una volta sola alimentino CRM, magazzino, produzione e persone
Un'offerta su misura non è una riga di listino
- Molte vendite nascono da un problema del cliente: porta per un capannone logistico, schermatura per un edificio, copertura per mezzi
- L'offerta nasce da un rilievo, non da un catalogo
Più persone coinvolte nella stessa trattativa
- Amministratore e responsabile commerciale, responsabile commerciale estero, amministrazione e IT, tecnici in assistenza
Mercati e canali diversi
- Studi di progettazione, general contractor, grandi serramentisti, imprese, logistica. Fiere come la Big 5 di Dubai a novembre per Saildoor
Le informazioni sulla struttura interna vengono dalle parole di Luca nella call dell'11 settembre 2026. Dati su divisioni, sede e certificazioni da apostoli.it, letti il 20 ottobre 2026. Non abbiamo accesso ai vostri sistemi: dove scriviamo «da verificare» è un'ipotesi da confermare in workshop
Cosa c'è, cosa sta arrivando, cosa resta da collegare
Abbiamo messo in fila ogni sistema che ci avete nominato e l'abbiamo confrontato con quanto serve per un flusso senza doppi inserimenti
Produzione, assistenza e fatturazione sono già digitali. Mancano i collegamenti fra vendite, marketing, persone e magazzino, il pezzo che trasforma sistemi buoni in un flusso unico
Un sistema nuovo non deve sostituire quello che funziona. Per questo ogni modulo che proponiamo è autonomo e si attacca ai vostri sistemi invece di rimpiazzarli
Lo stato dei sistemi, secondo quanto ci avete detto
Le voci «da verificare» sono ipotesi: le confermiamo o le togliamo in workshop. Nessuna è un giudizio sul lavoro fatto finora
Cosa state valutando in questo momento
L'architettura giusta
Marketing automation, newsletter, gestione dei lead e pipeline commerciale: partendo da una base che c'è, ma senza un sistema del tutto integrato e con automazioni. La domanda è quale architettura scegliere
Di chi è il software
Se si fa il progetto, chi è proprietario? Portabilità, canone e riscatto sono le vostre domande più concrete. Hanno una risposta chiara, che trovate al Capitolo 6
Il ritorno e le decisioni
Budget, valore atteso, integrazioni e criteri con cui decidere. Sono i punti che nella call sono rimasti aperti, ed è giusto: si chiudono insieme, con Gabriele ed Enea, nel prossimo incontro
Quattro aree dove un sistema su misura porta valore misurabile
Ogni area è un modulo completo e indipendente. Si può partire da uno qualsiasi, nell'ordine che ha più senso per Apostoli
CRM su misura
- Il problema
- Contatti da fiere, sito e passaparola; offerte senza un richiamo programmato; nessun filtro per tipo di cliente
- Cosa porta
- Una scheda per ogni cliente con tutta la storia, pipeline per divisione, newsletter e richiami automatici dopo l'offerta, collegamento con il vostro gestionale
- Come si misura
- Offerte senza seguito, tempi di risposta, clienti dormienti riattivati
Rete vendita AI
- Il problema
- Il rilievo si fa dal cliente ma l'offerta parte dopo, con dati ribattuti; la preparazione della visita dipende dalla memoria del commerciale
- Cosa porta
- Agenda e priorità del giorno, visita preparata dall'AI, rilievo e offerta sul posto, coaching e previsione delle chiusure
- Come si misura
- Tempo dal rilievo all'offerta, tasso di chiusura, valore della pipeline prevista
Risorse umane
- Il problema
- Trovare tecnici, installatori e agenti; tenere sotto controllo abilitazioni, corsi di sicurezza e scadenze di 30 persone in assistenza
- Cosa porta
- Campagne di ricerca, candidature gestite su WhatsApp, videocandidature valutate, matrice delle competenze, scadenze che avvisano da sole
- Come si misura
- Giorni per coprire un ruolo, scadenze mancate, ore di amministrazione risparmiate
Gestionale integrato
- Il problema
- Magazzino, acquisti e commesse che dialogano a fatica con vendite e assistenza; ritardi che si scoprono tardi
- Cosa porta
- Giacenze e ubicazioni in tempo reale, scorte minime e riordini, avanzamento delle commesse, tutto collegato a CRM e vendite e al vostro gestionale
- Come si misura
- Scorta immobilizzata, commesse in ritardo, errori di consegna
Le aree sono descritte per ipotesi dalla call: in workshop verifichiamo cosa avete già e togliamo ciò che non serve
Ogni sistema sta in piedi da solo. E si attacca a ciò che avete già
Provate: cliccate un modulo per staccarlo. Gli altri continuano a lavorare e i vostri sistemi di oggi non se ne accorgono
Autonomo
Ha il suo database, i suoi utenti e i suoi ruoli. Parte da solo il primo giorno e porta valore anche se non c'è nient'altro
Pluggabile
Dialoga con gli altri moduli e con i vostri sistemi tramite API aperte, eventi e importazioni. Si attacca e si stacca senza toccare il resto
Sostituibile
Il CRM che state sviluppando può diventare uno dei moduli collegati o essere affiancato dal nostro. La scelta resta vostra, modulo per modulo
Prodotto standard, sviluppo interno o sistema su misura pluggabile
Non c'è una strada giusta in assoluto. Questa è la nostra lettura, criterio per criterio, da discutere con Enea e Gabriele
| Criterio | Prodotto standard in abbonamento | Sviluppo tutto interno | Su misura e pluggabile |
|---|---|---|---|
| Aderenza ai vostri processi | Media: ci si adatta al prodotto | Alta, ma occupa il tempo del team | Alta, costruita sul vostro modo di vendere |
| Tempo al primo risultato | Rapido | Lungo, in parallelo al lavoro quotidiano | Primo modulo in 10-12 settimane |
| Proprietà di codice e dati | Licenza d'uso, con i limiti del fornitore | Piena | Piena: riscatto o proprietà dal primo giorno |
| Collegamento al gestionale che avete | Spesso da sviluppare a parte | Naturale | Connettori costruiti con voi |
| Dipendenza dal fornitore | Alta | Dipende dalle persone chiave | Bassa: codice, documenti e dati sono vostri |
| Costo nel tempo | Canone che cresce con gli utenti | Costo del team dedicato | Setup più mantenimento fisso, senza canone per utente |
Valutazione di principio, da verificare caso per caso. Prodotti standard e sviluppo interno hanno vantaggi veri: la scelta dipende da priorità e tempi
La vostra domanda più concreta ha tre risposte. Le scegliete voi
«Chi rimane proprietario del software?» Dipende da come viene sostenuto: per questo vi proponiamo tre modelli, con regole chiare fin dall'inizio
Licenza d'uso
- Il software resta nostro, voi lo usate con setup e mantenimento
- Aggiornamenti e assistenza inclusi
- Codice depositato presso un terzo: se non ci siamo più, lo avete
- Dati sempre vostri e sempre esportabili
Per chi vuole partire in fretta e non gestire il software
Canone con riscatto
- Stesse condizioni della licenza
- Dopo 12 mesi potete riscattare il software a un prezzo fissato nel contratto
- Una parte dei canoni versati viene scalata dal prezzo di riscatto
- Al riscatto ricevete codice, documentazione e procedure di rilascio
Per chi vuole decidere più avanti se diventare proprietario
Proprietà dal primo giorno
- Codice, documentazione e diritti sono vostri alla consegna
- Setup maggiorato rispetto agli altri modelli
- Il mantenimento diventa solo assistenza ed evoluzioni scelte da voi
- Potete lavorare con un altro fornitore quando volete
Per chi vuole il software in casa e un partner solo quando serve
| Domanda | A: Licenza | B: Riscatto | C: Proprietà |
|---|---|---|---|
| Chi detiene il codice? | Migliore Software, con deposito presso terzi | Migliore Software fino al riscatto, poi voi | Voi, dalla consegna |
| Chi detiene i dati? | Voi | Voi | Voi |
| Quanto si paga? | Setup e mantenimento mensile | Setup e mantenimento, più il riscatto se lo fate | Setup maggiorato e mantenimento ridotto |
| Se smettiamo di lavorare insieme? | Accesso garantito dal deposito del codice | Riscattate o continuate con il deposito | Proseguite da soli o con altri |
| Portabilità? | Esportazione completa dei dati in formati aperti | Come A, più codice e documentazione al riscatto | Tutto già in mano vostra |
| Evoluzioni? | Incluse nel mantenimento | Incluse nel mantenimento | A richiesta, su preventivo |
Bozza per il workshop: le cifre del riscatto e della maggiorazione le fissiamo con voi e le scriviamo nel contratto. In /offerta potete vedere come cambia il prezzo nei tre modelli
Otto risposte, e il prossimo incontro diventa una decisione
La call ha qualificato un'opportunità vera, ma restano aperti i punti che servono per decidere. Li raccogliamo insieme a Luca, Gabriele ed Enea, in un workshop e non in una seconda demo
Dal workshop al primo modulo in produzione, in cinque passaggi
Workshop
- 90 minuti con Luca, Gabriele ed Enea
- Volumi, integrazioni, criteri
- Budget e responsabili
- Chiusura con una data
Matrice e architettura
- Matrice di proprietà e riscatto
- Mappa dei moduli e dei collegamenti
- Proposta con i vostri numeri
Prototipo cliccabile
- Il primo modulo, sui vostri dati
- Prova con due commerciali
- Correzioni e decisione finale
Primo modulo in produzione
- Collegamento al gestionale
- Formazione del team
- Messa in uso senza fermare nessuno
Gli altri moduli
- Uno alla volta, quando volete
- Collegati senza rifare niente
- Misura mese per mese
Non vi vendiamo un software: decidiamo insieme cosa collegare e in che ordine
E il software resta vostro
Novanta minuti con Luca, Gabriele ed Enea: partiamo dai vostri numeri, chiudiamo i punti aperti e fissiamo la data del primo passo